随后，长三角影视链项目负责人陈工带着团队到场，成员包括：场景搭建总监王磊（负责实景街维护）、道具组组长赵芳（负责道具制作）、设备管理专员孙明（负责拍摄设备调度），共4人，陈工手里拿着《实景街使用及维护报告》，报告显示：“西域古城实景街已完成95%的搭建工作，剩余5%为细节装饰（如商铺招牌、街道摊位），预计5天内全部完工，拍摄期间可提供24小时场地支持，包括灯光租赁、清洁服务、安保巡逻。”
接下来，合拍片内地合作方——京市影视集团的代表到场，由总经理李刚带队，成员包括：导演张艺谋（化名张卫平，负责拍摄执导）、编剧王丽（负责剧本修改）、后期制作总监陈浩（负责剪辑特效），共3人，李刚带来了内地文化部门的《合拍片备案批复》，批复中同意《丝路传奇》作为2009年龙国重点合拍片项目，可享受内地影视产业税收优惠（企业所得税按15%征收，低于普通25%的税率）。
最后到场的是演员代表，包括男主角林锋（饰演西域商队首领）、女主角刘一菲（饰演西域公主），以及3名配角演员（饰演商队成员、寺庙僧人、西域国王），演员团队由TVB艺人部副总监刘敏陪同，每人手里拿着初步定妆照，准备在筹备会上讨论修改意见。
上午9点整，筹备会正式开始，由陈涛主持。
陈涛站在长桌主位旁，打开资料袋中的拍摄计划表：“各位老师，欢迎参加《丝路传奇》合拍片筹备会，首先我代表TVB，感谢长三角影视链和京市影视集团的支持。本次合拍片总拍摄周期120天，分为三个阶段：第一阶段（1-40天）拍摄外景，全部在长三角影视链西域古城实景街完成，主要拍摄商队贸易、古城生活、寺庙祈福等场景，共400场戏；第二阶段（41-80天）拍摄内景，在长三角影视链的3个摄影棚（每个棚面积1500㎡）完成，包括商队帐篷、西域王宫、地下密道等场景，共350场戏；第三阶段（81-120天）拍摄补拍镜头及特效素材，根据前期拍摄情况调整，预计150场戏，总场次900场，每天拍摄7-8场戏，分早（8:00-12:00）、中（13:30-17:30）、晚（18:30-22:30）三班拍摄，确保按时完成。”
他顿了顿，翻到拍摄计划表第15页：“为提高效率，我们计划分A、B两组拍摄：A组由张卫平导演带队，负责外景拍摄，配备3台索尼HDW-F900R高清摄像机（支持1080P分辨率，帧率24fps）、8盏ARRI M-Series灯光（功率575W-1800W，色温可调3200K-5600K）、2台大疆CP200无人机（用于航拍商队行进镜头）；B组由副导演带队，负责内景拍摄，配备2台同型号摄像机、6盏灯光设备，两组每天同步推进，拍摄素材由后期团队实时接收，确保后期制作无缝衔接。”
京市影视集团的张卫平导演接过话茬，打开剧本修改稿：“《丝路传奇》剧本经过3次修改，目前已确定最终版，故事以西汉张骞出使西域为背景（对应历史人物，剧本中化名‘张远’），讲述西域商队首领（林锋饰）与西域公主（刘一菲饰）携手保护丝绸之路贸易通道，对抗匈奴（对应历史部族，剧本中化名‘匈部’）劫掠的故事，全剧共48集，每集45分钟，其中历史剧情占60%（基于《史记》《汉书》相关记载改编），艺术创作占40%（新增商队内部矛盾、公主成长线等剧情）。”
他指着剧本第28集：“比如‘商队遇袭’这场戏，剧本描写‘匈部骑兵300人突袭商队，商队成员凭借地形优势抵抗，公主利用西域草药救治伤员’，拍摄时需在实景街的沙漠场景（占地1000㎡，用细沙和岩石搭建）拍摄，A组负责动作戏拍摄，配备15名武行演员（饰演匈部骑兵）、20名群演（饰演商队成员），使用道具武器（包括仿制青铜剑、弓箭，剑身材质为铝合金，箭头为橡胶材质，确保安全），拍摄时采用多角度机位，包括近景（演员打斗表情）、远景（骑兵冲锋场面）、慢镜头（公主救治伤员细节），增强画面冲击力。”
艺人部副总监刘敏这时拿出演员定妆照，分发给参会人员：“目前演员定妆已完成初步版本，林锋的商队首领造型——身着深棕色皮质铠甲（材质为PU皮，重量3kg，轻便且逼真），头戴青铜头盔（复刻西汉时期样式，重量1.5kg），腰间佩戴仿制青铜剑（长度1.2米）；刘一菲的西域公主造型——身着红色真丝长裙（裙摆长度1.5米，裙摆装饰银色亮片，共3000片），头戴金饰头冠（材质为镀金合金，镶嵌仿宝石，重量0.8kg），手持丝绸折扇（扇面绘制西域壁画图案）。”
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