这一圈一层附属建筑，主要工作用途是对外接洽，与主体处建议用铁栅栏和玻璃阻隔，可以用几层及单向玻璃组合隔音隔绝视线，主体就不要让外部人进入了，在阻隔处设计一些接待处理事务的窗口就行，反正你们的事务相对单调，主要就是接受和提取各种文件，窗口已经足够处理绝大部分事务。
可以在垂直方向隔绝出的不同区域内，设置不同功能的事务处理区域，像是递交室、提取室等，提取室还可以根据资料不同分设多个出来，对一些敏感、高度保密不方便带离的资料文件，还可以安排专门区域供人现场查阅。
另外，建议在这基础上可将档案室分为两套主要班子，一套负责文档存储提取，一套负责接洽业务工作，简单点就是建筑主体与附属的工作人员分开负责不同工作，好处是减少能接触或掌握到机密信息人员数量。
举个例子，假设提取文件档案资料前，来者需要先在外面登记报备，你们为接待人员提供一本检索各类文件档案资料的目录本，不同文件档案资料，都有一个不同的编号，来者需要获得编号后才能到窗口用编号获取。
这样，虽然接待人员知道编号对应的文件档案资料，但他没有杯限去获取，而提取人员只知编号不知道资料是什么，信息就在一定程度上阻隔开了，虽然不可能完全杜绝泄密可能，但也极大程度提高了泄露难度。
当然，内部也不可能只有这两套班子，像是文件档案资料处理、编码等工作的人员，还是能接触大量机密，只不过能接触这些的人也不会太多，肯定是真正的核心骨干人员，对这些人可以进行更严格的筛选考察，保密也有提高可能，大致就是把接触机密的控制在一个更小范围，剩下的更多是无法接触掌握多少机密的普通办事员。”
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